Quer resolver alguma coisa? Não faça uma reunião!!
Você escuta o tique-taque do relógio. Olha para uma lado, vê o seu colega “pescando”. O calor abafado da sala, mesmo com o ar condicionado ligado, incomoda. Do outro lado da mesa, percebe que a pessoa está apenas de corpo presente, totalmente alheia ao que acontece, a ponto de uma mosca pousar na ponta do nariz e ela sequer esboçar alguma reação. Você respira fundo, abre e fecha morosamente os olhos e projeta o olhar para a ponta oposta da longa mesa da sala: outro colega parece fazer um verdadeiro balé com a caneta, tais os movimentos circulares que ele realiza, disfarçando o nítido rabiscar do papel em círculos e traços que o inconsciente dele permite. Uma mulher sentada pouco mais à frente, observa indiferente a fala do homem do seu lado: ele gesticula, aponta para os slides logo atrás e, vez ou outra, bate energicamente na mesa, despertando os sonolentos de plantão. Lá se vão duas horas de uma interminável conversa, que as organizações adoram chamar de REUNIÃO.
Que atire a primeira pedra aquele que nunca participou de uma reunião! Ou melhor, que nunca tenha participado de uma reunião e não tenha sentido uma vontade incontrolável de dormir; ou, nos sonhos mais violentos, pular por cima da mesa e esganar o chefe, com aquela gravata borboleta ridícula que ele insiste em usar; ou estar ali, apenas por que o café servido, da dona Maria, é a melhor coisa que poderia acontecer; ou por que os biscoitinhos amanteigados, jogados num pratinho de papelão, caem deliciosamente bem como uma sobremesa, naquelas reuniões pós-almoço!
A verdade é que reuniões são sinônimos de qualquer coisa que se parece com a ideia de que esses eventos não servem para nada, além de reunir. E ponto final! O leitor mais atento irá me chamar a atenção, pelo fato do verbo “reunir” ser transitivo direto, ou seja, devemos ter um complemento ali, na sequência. Na prática, significa dizer que ao realizar uma reunião, isto é, o ato de agrupar-se, pressupõe que seja com outra pessoa, ou entre várias pessoas! É uma ideia de conjunto, de recomposição de partes – em um contexto organizacional – que reintegram-se à uma estrutura maior, chamada corporação! E uma corporação não tem vida sem cada um desses pedacinhos! Mas quando este autor resolve burlar a gramática, ocorre a presunção de afirmar que, nas organizações, fazer reunião tem apenas um fim em si: realizar a própria reunião!
Apesar do tom acusatório em que construo as minhas argumentações, não se trata de colocar a prática da reunião na berlinda! Isso, na verdade, não é possível, dado que reuniões são inanimadas e só ganham vida quando um grupo de pessoas junta-se para, teoricamente, discutir sobre algum assunto e, principalmente, chegar a alguma conclusão ou decisão. O que seria válido, se de fato, este evento permitisse que alcançássemos essa finalidade! Mas não é o que se percebe ao lançarmos um olhar mais apurado para o cenário organizacional. E a descrição do primeiro parágrafo não é fruto de ficção, deliberadamente imaginada por aquele que vos escreve: ela é uma denúncia do cotidiano das empresas, públicas e privadas, que se afundam em sucessivas – e creio que podemos chamar de – sessões intermitentes de tortura física, mental e psicológica!!
O que se busca discutir aqui não é uma condenação gratuita, mas compreender o quão nociva pode ser a realização de uma reunião. Ou em outras palavras, o formalismo requisitado para a consecução desse tipo de compromisso. Quando fazemos uma abstração sobre o tema, o que vemos? É o planejamento, desde o ambiente a ser utilizado, equipamentos necessários, afinidade de agendas, articulação da pauta até as deliberações iniciais sobre a relevância da conversa, tempos cronometrados para a exposição de cada participante, arguições e tréplicas. Enquanto isso, não é pouco provável, que muitos cochichem no ouvido do colega ao lado sobre a infinitude de papeis ou mensagens eletrônicas, que precisam ser respondidos nas próximas horas e você ainda tem de ficar ali sentado...
Vivemos em uma época, cuja dinâmica transcende a capacidade de formalizar encontros: a concorrência, as mudanças jurídico-institucionais, as tecnologias ganhando rapidamente novas obsolescências, as necessidades dos clientes – com perfis cada vez mais segmentados, o ambiente de negócios tão vorazmente modificado entre o alvorecer e o crepúsculo. Não há tempo hábil para se planejar o que se tem para pensar: os atos organizacionais não podem ser apenas frutos de uma concepção imersa em si mesma, ou seja, eles têm de produzir efeitos e desdobramentos.
Dada esta perspectiva, é preciso que as organizações estejam habilitadas à arranjarem seu espaço para atender ao novo modelo de interação, à nova forma de fazer negócios! Observe que as distâncias, sistematicamente, desapareceram com os avanços do conhecimento humano: se 200 anos atrás, o efeito de uma decisão de um típico comerciante poderia demorar algumas semanas, senão meses, para produzir alguma mudança, hoje o CEO de uma grande corporação faz escolhas, que geram consequências imediatas no outro lado do globo!! Até 10 anos atrás, o e-mail já patrocinava uma verdadeira revolução nestas esferas, pois todo o pedantismo de textos redigidos em ofícios, foi simplificado pela rápida maneira de encaminhar, uma instrução ou uma notícia, em poucos toques de teclado de um computador! Atualmente, sequer é necessário um desktop: os smartphones permitem o acesso a distintas formas de comunicação, desde mensagens em poucos caracteres até transmissões em videoconferência!! Nos escritórios, paulatinamente, as paredes foram derrubadas, primeiro, internamente, entre os setores. Depois, entre diferentes áreas, chegando ao ponto, onde a única barreira física que permaneceu entre chefias e subordinados, foi a distância entre a mesa de ambos!
Organizações ágeis, que buscam respostas ágeis, demandam espaços de trabalho ágeis em ambientes de negócios ágeis!! Não há mais tempo para agendar alguma questão importante. Tudo é agora, ou parafraseando a banda brasileira de rock, Titãs, tudo acontece ao mesmo tempo agora!! À vista disso, é preciso que o diálogo produtivo seja o elo básico entre funcionários – e não existe hora para isso, toda hora é momento para pensar o negócio – esta é razão, pela qual a empresa te contratou!!
Portanto, uma vez que você encontra-se envolvido em um empreendimento e precisa resolver algo, um fato é evidente: existe um problema, que exige celeridade em sua elucidação e, dessa feita, é agora que você precisa apontar a solução – este é o clímax do enredo que descreve o ambiente organizacional pós-industrial: complexo e altamente volátil. Tenha sempre em mente, se a organização, da qual você é colaborador, não apresentar uma resposta eficaz imediata, não tenho nenhuma dúvida de que a concorrência irá encontrar uma alternativa viável antes!! E daí, de nada vai adiantar agendar uma reunião no setor de achados e perdidos do destino; pois será tarde demais para fazer alguma coisa.
